A helyi önkormányzatokról szóló törvény (Az SZK Hivatalos Közlönye, 9/2002. szám) 126. szakasza és Újvidék város Statútuma – egységes szerkezetbe foglalt szöveg (Újvidék város Hivatalos Lapja, 43/2008. szám) alapján Újvidék város Képviselő-testülete 2008. december 10-i VII. ülésén határozatot hozott a Polgári Jogvédőről. A Polgári Jogvédőről szóló határozatot közzétették Újvidék város Hivatalos Lapja 2008. december 17-i, 47/2008. számában.

Újvidék város Képviselő-testülete a 2010. június 25-i, XXVIII. ülésén Polgári Jogvédővé megválasztotta dr. Aleksandar Grujićot. A 2010. június 25-i, XXVIII. ülésén a Polgári Jogvédő helyettesévé megválasztotta Stojanka Varajićot. Újvidék város Képviselő-testülete 2015 március 27-én határozatot hozott dr. Aleksandra Grujić Polgári Jogvédő tisztségének megszűnéséről a benyújtott lemondás alapján, 2015. március 30-tól kezdve.

A harmadik bekezdés továbbá így szól: Az Újvidéki Város Közgyűlése a 2015. május 29-én tartott XL ülésen Marina Popov Ivetićet választotta a polgári jogvédőnek. A 2015. június 15-én tartott XLI ülésen az Újvidéki Város Közgyűlése Stojanka Varajićot újraválasztotta polgári jogvédő helyettesnek, ez pedig a polgári jogvédő helyettesének második hivatali ideje.

A Polgári Jogvédő Iroda 2010. október 11-én kezdte meg munkáját, a Vajdasági brigád utca 17 szám alatt, Újvidéken. A polgárok jogvédője hatásköreinek megfelelően elfogadta a Polgári Jogvédő Szakmai Szolgálatának oktatásáról és munkájáról szóló határozatot (Újvidék Város Hivatalos Közlönyének, 37/2010. sz.), valamint a polgári jogvédő szakmai szolgálatának belső szervezéséről és rendszerezéséről szóló szabályzatot.

A helyi önkormányzatokról szóló törvény 97. cikke (A Szerb Köztársaság Hivatalos Közlönyének száma: 129/2007, 83/2014 - egyéb törvény, 101/2016 - egyéb törvény és 47/2018) és a 127 szakasz 2 bekezdése alapján Újvidék város alapszabályzatából (Újvidék városának Hivatalos Lapja, 11/2019. Sz.) Az Újvidéki Város Képviselő-testülete 2019. december 12-én tartott ülésén elfogadta a helyi ombudsmanról szóló határozatot ,( Újvidék város Hivatalos Közlönyének 59/19 sz.), amely határozat 2019. december 21-én lépett hatályba. A helyi ombudsmanról szóló határozat 52. cikkének rendelkezései szerint e határozat hatálybalépésének napján a polgári jogvédőről szóló határozat érvényét veszti (Újvidék városának Hivatalos Lapja, 47/08. szám).

A polgári jogvédő és a polgári jogvédő helyettes folytattja a helyi ombudsman és a helyettes ombudsman feladatát, annak a megbízatásnak a lejártáig, amelyre megválasztották őket.

A szakmai szolgálat a szakszolgálat vezetőjét és három alkalmazottat foglalkoztat vezetői pozíciókban.