A helyi ombudsman előtti eljárást a helyi ombudsmanról szóló határozat szabályozza (Újvidék Városának Hivatalos Lapja, 59/2019 sz.). A helyi ombudsman az állampolgárok panaszai alapján vagy saját kezdeményezésére indít eljárást. Az állampolgárok a panaszt írásban nyújtják be, beleértve az elektronikus kommunikáció minden eszközét, vagy szóbeli nyilvántartásba vételt. A panasznak tartalmaznia kell a panaszos személyes adatait, valamint a panaszban szereplő állításokat alátámasztó tényeket és bizonyítékokat. Az eljárás megindításának és lefolytatásának jogán túl a helyi ombudsmannak jogai vannak megelőzésen is dolgozni jó szolgáltatásokkal, közvetítéssel, tanácsokkal és véleményekkel a hatáskörébe tartozó kérdésekben, a közigazgatási szervek munkájának javítása, valamint az emberi jogok és szabadságok védelme érdekében.
A helyi ombudsman előtt zajló eljárás ingyenes, és az egyszerűbb eljárás érdekében panasz ürlapot készítettek melyet a polgárok tölthetnek ki. Szükség esetén a helyi ombudsman szakmai szolgálatának alkalmazottai segítséget nyújtanak az állampolgároknak a panasz kitöltésében.
A helyi ombudsman névtelen panaszbenyújtás esetében nem jár el, kivéve ha úgy ítéli meg, hogy az anonim panasznak van alapja, hogy cselekedjen, ily esetben saját kezdeményezésére indít el eljárást. A panaszt szerb nyelven vagy azoknak a nemzeti kisebbségeknek a nyelvein lehet benyújtani, amelyeket Újvidék városa területén hivatalosan használnak. A helyi ombudsman előtti eljárás nem nyilvános.
A panasz felülvizsgálata után a helyi ombudsman felhatalmazást kap arra, hogy visszautasítsa a benyújtott panaszt, ha az nem felel meg a teljesítendő feltételeknek, de abban az esetben a helyi ombudsman tanácsot ad a panaszosnak a jogainak gyakorlása és védelme egyéb lehetséges lehetőségeiről is. A helyi ombudsman nem fog fellépni olyan esetekben, amikor a panasz nem tartalmaz olyan információt, amely alapján a panaszos bizonyosan azonosítható (névtelen kérelem); ha a panasz más előírt adatokat nem tartalmaz, és a panaszos ezeket a hiányosságokat még a később meghatározott határidőn belül sem szünteti meg; ha nem rendelkezik hatáskörrel a panasz kezelésére; amikor azt a polgárok jogainak megsértésétől számított egy év elteltével nyújtják be, azaz a testület vagy a szolgálat utolsó intézkedése vagy mulasztása a polgárok jogainak megsértésével kapcsolatban; ismételt panasz esetén, amely nem tartalmaz új állításokat és tényeket; amikor a panasz benyújtásának jogával való visszaélésről van szó; amikor a panaszban hivatkozott ügyben a másodfokú szerv nem hozott határozatot; vagy közigazgatási vita vagy egyéb bírósági eljárás esetén. A helyi ombudsman panaszt elutasító határozata ellen nem lehet jogorvoslati lehetőséget alkalmazni.
 A helyi ombudsman köteles tájékoztatni a panaszost és a panaszban hivatkozott közigazgatási szervet, mind abban az esetben, ha úgy ítéli meg, hogy a panasztételi eljárás megindítására és lefolytatására nincs oka, mind abban az esetben, ha a panaszos eljárás megindításáról határoz. Amikor a helyi ombudsman az eljárás megindításáról dönt, köteles megszerezni annak a testületnek vagy szolgálatnak a álláspontját, amelyre a panasz vonatkozik, tehát eből kifolyólag,  a testület vagy a szolgáltatás a helyi ombudsman által kitűzött határidőn belül köteles tájékoztatni a helyi ombudsmant álláspontjáról, ami nem lehet kevesebb, mint 8, és nem lehet hosszabb, mint 30 nap, attól az időponttól számítva, amikor a helyi ombudsmantól értesítést kapott az eljárás megindításáról.

A testület válaszát, azaz a szolgáltatást a panaszosnak nyújtják be, aki 15 napos határidővel rendelkezik véleményezésére. Ha a panaszos elégedett a testület ténykedésésvel, vagy nem válaszol a meghatározott határidőn belül, az eljárást felfüggesztik. Ha a panaszos nem elégedett a testület válaszával, a helyi ombudsman dönthet az eljárás felfüggesztéséről vagy új tények és bizonyítékok bekéréséről.
Ha a helyi ombudsman úgy találja, hogy a szerv vagy a szolgálat munkájában nem volt hiányosság, akkor felfüggeszti az eljárást, valamint olyan helyzetekben is, ha a testület vagy szolgálat megszünteti a jogsértést vagy hiányosságot; ha a panaszos nem működik együtt az eljárásban, vagy visszavonja a panaszt; valamint ha egy másik megfelelő eljárást indítanak a jogok védelmére.
Azokban a helyzetekben, amikor a helyi ombudsman hiányosságokat észlel a szerv vagy a szolgálat munkájában, ajánlást, véleményt vagy javaslatot küld a testületnek vagy a szolgálatnak a megfigyelt hiány kiküszöbölésének módjáról, azzal, hogy a testület vagy a szolgálat köteles tájékoztatni a helyi ombudsmant az intézkedéseiről  amelyeket megtett , azaz azokat az okokat, amelyek miatt az ajánlás, vélemény vagy javaslat alapján nem cselekedett 15, de legalább 30 napot meg nem haladó határidőn belül.
Ha az igazgatási szerv az ajánlás, vélemény vagy javaslat alapján nem cselekszik, vagyis nem tájékoztatja a helyi ombudsmant a meghozott intézkedésekről, vagy ha a helyi ombudsman úgy ítéli meg, hogy a meghozott intézkedések nem megfelelőek, akkor erről tájékoztatja a munkáját felügyelő szervet, azaz a városi tanácsot, a polgármestert vagy a képviselő-testületet, de azt is javasolhatja, hogy meghatározza a testületért illetve szolgáltatást nyújtó szervet vezető felelőségét.
Véleményében, javaslatában és ajánlásában a helyi ombudsman: konkrét intézkedések javaslatával javaslatot tehet a testületnek vagy a szolgálatnak a munkában feltárt hiányosságok kiküszöbölésére; javasolja a testületnek vagy a szolgálatnak az eljárás újbóli lefolytatását, figyelembe véve ajánlásait; javasolja fegyelmi eljárás megindítását a testületben vagy a szolgálatban részt vevő tisztviselőkkel szemben, akiket a polgárok jogainak megsértéséért felelősnek találtak, vagy akik akadályozták a helyi ombudsman előtti eljárást; a megfelelő eljárás megindítása érdekében tájékoztassa az illetékes hatóságot a tisztviselő szabálysértés vagy büntetőjogi felelősség fennállásáról; javasolja az illetékes testületnek, hogy kezdeményezzen egy tisztviselő elbocsátási eljárását, ha olyan szabálytalanságot tárt fel munkájában, amely az emberi jogok és szabadságok súlyos és szisztematikus megsértéséhez vezetett; vagy ajánlásokat és javaslatokat adhat a testületnek, azaz a munkájuk és az állampolgárokkal fenntartott kapcsolatok javítására szolgáló szolgáltatásoknak.