Konanie pred miestnym ombudsmanom je regulované Rozhodnutím o miestnom ombudsmanovi („Úradný vestník mesta Nový Sad“ č. 59/2019). Miestny ombudsman začína konanie na základe sťažností občanov alebo z vlastnej iniciatívy. Občania podávajú sťažnosť písomne vrátane všetkých spôsobov elektronickej komunikácie alebo ústne do zápisnice. Sťažnosť musí obsahovať osobné údaje sťažovateľa a musí obsahovať fakty a dôkazy, ktoré podporujú tvrdenia uvedené v sťažnosti. Okrem práva na začatie a vedenie konania miestny ombudsman má právo konať preventívne prostredníctvom poskytovania dobrých služieb, sprostredkovaním a poskytovaním rád a stanovísk k otázkam v rámci svojej právomoci s cieľom zlepšiť prácu správnych orgánov a ochrániť ľudské práva a slobody.
Konanie pred miestnym ombudsmanom je zdarma a občania z dôvodu jednoduchšieho postupu zhotovený je formulár sťažnosti, ktorý občania vypĺňajú. V prípade potreby zamestnanci Odbornej služby miestneho ombudsmana poskytujú pomoc občanom pri vybavovaní sťažnosti.

Miestny ombudsman nekoná na základe anonymných sťažnosti, pokiaľ odhadne, že anonymná sťažnosť má dôvody pre konanie, keď začne konanie z vlastnej iniciatívy. Sťažnosť sa môže podať v srbskom jazyku alebo v jazykoch národnostných menšín, ktoré sa úradne používajú na území mesta Nový Sad. Konanie pred miestnym ombudsmanom nie je verejné.

Po tom ako zváži sťažnosť, miestny ombudsman je oprávnený podanú sťažnosť zamietnuť, ak nespĺňa všetky podmienky, na základe ktorých sa má konať, ale aj v takom prípade miestny ombudsman poradí sťažovateľovi o prípadných možnostiach uplatnenia a ochrany jeho práv. Miestny ombudsman nebude konať v prípadoch, keď sťažnosť neobsahuje informácie, na základe ktorých možno s istotou identifikovať sťažovateľa (anonymná žiadosť); ak sťažnosť neobsahuje ďalšie predpísané údaje a sťažovateľ tieto nedostatky neodstráni ani v následne stanovenej lehote; ak nie je príslušný konať v prípade sťažnosti; ak sa podáva po uplynutí jedného roka odo dňa porušenia občianskych práv, t.j. po poslednom zásahu alebo nečinnosti orgánu alebo služby v súvislosti s porušením občianskych práv; v prípade opakovanej sťažnosti, ktorá neobsahuje nové tvrdenia a skutočnosti, ktoré ju podporujú; pokiaľ ide o zneužitie práva podať sťažnosť; ak orgán druhej inštancie nerozhodol v prípade, na ktorý sa sťažnosť vzťahuje, alebo v prípade správneho sporu alebo iného súdneho konania. Proti rozhodnutiu miestneho ombudsmana zamietnuť sťažnosť nie je možné uplatniť žiadne opravné prostriedky.
Miestny ombudsman je povinný informovať sťažovateľa a správny orgán, na ktorý sa sťažnosť vzťahuje, a to v prípade, ak zistí, že neexistujú dôvody na začatie a vedenie konania o sťažnosti, ako aj v prípade, že sa rozhodne o začatí konania o sťažnosti. Ak sa miestny ombudsman rozhodne začať konanie, je povinný získať stanovisko orgánu alebo služby, ktorej sa sťažnosť týka, za predpokladu, že je orgán alebo služba povinná informovať miestneho ombudsmana o svojom stanovisku v lehote stanovenej miestnym ombudsmanom, ktorá nemôže byť kratšia ako 8 a nie dlhšia ako 30 dní odo dňa prijatia oznámenia miestneho ombudsmana o začatí konania.

Odpoveď orgánu, t.j. služby sa podáva sťažovateľovi, ktorý má lehotu 15 dní na vyjadrenie svojich pripomienok. Ak je sťažovateľ spokojný s činmi orgánu alebo ak neodpovie v stanovenej lehote, postup sa zastaví. Ak sťažovateľ nie je spokojný s odpoveďou orgánu, miestny ombudsman sa môže rozhodnúť prerušiť konanie alebo požiadať o nové skutočnosti a dôkazy.
Ak miestny ombudsman zistí, že nedošlo k nedostatkom v práci orgánu alebo služby, konanie zastaví, ako aj v situáciách, keď orgán alebo služba vylúči porušenie alebo nedostatky; ak sťažovateľ nespolupracuje na konaní alebo stiahne sťažnosť; ako aj v prípade, že sa začne iný vhodný postup na ochranu práv.
V situáciách, keď miestny ombudsman zistí nedostatky v práci orgánu čiže služby, pošle orgánu alebo službe odporúčanie, stanovisko alebo návrh na odstránenie zisteného nedostatku za predpokladu, že orgán alebo služba je povinná informovať miestneho ombudsmana o opatreniach. ktoré prijal, t.j. dôvodoch, pre ktoré nekonal na základe odporúčania, stanoviska alebo návrhu v lehote, ktorá nesmie byť kratšia ako 15, ale nie dlhšia ako 30 dní.
Ak správny orgán nekoná podľa odporúčania, stanoviska alebo návrhu, t.j. neinformuje miestneho ombudsmana o poskytnutých opatreniach alebo ak sa miestny ombudsman domnieva, že prijaté opatrenia nie sú vhodné, informuje o tom orgán zodpovedný za ich prácu, t.j. Zhromaždenie mesta, primátora alebo Mestskú radu a môže odporučiť aj určenie zodpovednosti vedúceho, ktorý riadi orgán, čiže službu.
Vo svojom názore, návrhu a odporúčaní miestny ombudsman môže: navrhnúť orgánu alebo službe odstránenie nedostatkov zistených pri práci, a to návrhom konkrétnych opatrení; navrhuje orgánu alebo službe opätovné vykonanie postupu s dôrazom na jeho odporúčania; navrhnúť začatie disciplinárneho konania proti úradníkovi v orgáne alebo službe, o ktorom sa zistilo, že je zodpovedný za porušenie občianskych práv alebo ktorý bránil konaniu pred miestnym ombudsmanom; informovať príslušný orgán o jestvovaní prvkov priestupku alebo trestnej zodpovednosti úradníka s cieľom začať príslušné konanie; navrhovať príslušnému orgánu začatie konania o prepustení úradníka, ak zistil nezrovnalosť v jeho práci, ktorá viedla k závažnému a systematickému porušovaniu ľudských práv a slobôd; alebo poskytnúť orgánu t.j. službe odporúčania a návrhy na zlepšenie ich práce a vzťahov s občanmi.