Újvidék város helyi ombudsmanja előtti eljárás a legtöbb esetben az állampolgárok panasza alapján indítható. (A helyi ombudsman előtti eljárást, valamint a panasz benyújtásának módját a  honlap kezdő oldalán található "Eljárás" szakasz részletesen ismerteti.)
Ezenkívül Újvidék város helyi ombudsmanja dönthet úgy, hogy saját kezdeményezésére eljárást indít, ha saját vagy más forrásokból szerzett ismeretei alapján, ideértve a kivételesen névtelen panaszokat is, úgy ítéli meg, hogy valamely testület vagy szolgálat cselekedete, tette vagy mulasztása megsértette az emberi jogokat és szabadságokat.